Custos invisíveis: saiba como identificá-los

Determinar os gastos que impactam o orçamento de uma empresa não é uma tarefa simples e nem é uma atribuição exclusiva do setor financeiro. Todos os departamentos devem ser capazes de identificar os valores que movimentam no dia a dia. Por isso, é tão importante entender o que são custos invisíveis e como eles impactam as finanças da organização.

Por não serem evidentes, os custos invisíveis deixam de ser considerados nas apurações financeiras, que passam a retratar uma situação diferente da realidade econômica enfrentada pela organização. Dessa forma, fica inviável fazer um diagnóstico orçamentário preciso. Além disso, o custo invisível não pode ser gerenciado. Isso quer dizer que os gestores não conseguem estabelecer indicadores de desempenho para analisar se esses gastos estão aumentando, diminuindo ou se podem representar algum risco.

Reverter esse quadro, no entanto, é possível. Neste artigo, vamos detalhar o que são custos invisíveis e como podem ser identificados. Confira!

O que são custos invisíveis?

Custos invisíveis são gastos que estão ocorrendo na empresa sem serem identificados, por isso, deixam de ser considerados em orçamentos, balanços, demonstrações contábeis e sistemas tradicionais de custeio. Essa situação pode levar a organização a enfrentar uma série de dificuldades, como:

  • desperdícios que não podem ser eliminados;
  • baixa eficiência financeira;
  • divergência nas conciliações financeiras;
  • impossibilidade de mensurar corretamente os gastos;
  • comprometimento das ações para redução de custos;
  • erros na formação dos preços;
  • negociação com fornecedores prejudicada.

A situação financeira poderá ser agravada, dependendo do valor e da origem de custo invisível. Por exemplo, se os gestores negligenciarem as manutenções preventivas dos equipamentos, a depreciação desses ativos vai ser acelerada, prejudicando, assim, a análise patrimonial e potencializando perdas por baixa produtividade ou ineficiência.

Nesse caso, o investimento em manutenção pode reduzir significativamente as perdas por depreciação dos equipamentos, além de assegurar a eficiência nos processos e minimizar riscos. Outro ponto que precisa ser considerado é que o custo com manutenção corretiva ou substituição desses ativos seria muito mais elevado.

Como identificar os custos invisíveis?

Todos os departamentos da empresa estão sujeitos a sofrer com custos invisíveis. Muitas vezes, esses gastos ocultos são subjetivos, mas nem por isso devem ser desconsiderados. É o caso do tempo, um ativo que, embora seja extremamente valioso, nem sempre é devidamente priorizado. Reuniões longas demais ou pouco produtivas, por exemplo, comprometem a gestão do tempo, levando à baixa produtividade.

Outra espécie de custo imperceptível nos relatórios contábeis, porém, prejudicial para os resultados financeiros da empresa é a rotatividade de pessoal. Quando a empresa precisa repor a mão de obra recorrentemente assume uma série de gastos, que vão desde a seleção de um novo colaborador até a sua integração.

Nesse processo, alguns custos são mais evidentes do que outros. O valor investido em serviços especializados de recrutamento, por exemplo, é fácil de computar. Já os prejuízos relacionados à ausência de funcionário em atividade, a sobrecarga dos colaboradores que estão compensando essa ausência e o tempo que o novo colaborador vai levar até que esteja adaptado à função não são tão simples de mensurar.

O mesmo vale para questões que envolvem qualificação e treinamento de pessoal, que também acarretam em custos indiretos associados à produtividade, eficiência e satisfação dos clientes. Perceba o quão abrangente pode ser essa questão, por isso, é fundamental mapear os gastos ocultos.

Destacamos 10 passos para identificar e eliminar os custos invisíveis:

  • mapeie todos os processos;
  • encurte processos sempre que possível;
  • melhore a gestão do tempo;
  • sistematize as manutenções preventivas;
  • invista em qualificação e treinamentos;
  • evite o retrabalho;
  • capture, organize e analise dados;
  • aprimore a gestão de fornecedores;
  • contabilize adequadamente o patrimônio da empresa;
  • investigue e corrija qualquer divergência financeira.

Entenda, em detalhes, cada uma dessas etapas.

1. Mapeie todos os processos

O mapeamento dos processos possibilita a visão sistêmica dos fluxos de trabalho realizados na empresa. Analise como as atividades são desempenhadas, quais são os recursos necessários para que sejam executadas e de que maneira elas geram valor para a organização.

2. Encurte processos sempre que possível

Depois de mapear processos, é possível que sejam identificadas atividades redundantes ou que poderiam adotar nova sistemática para se tornarem mais eficientes. Eliminar ou encurtar esses processos diminui a ocorrência de custos invisíveis.

3. Melhore a gestão do tempo

Aumente a agilidade nos processos e reduza o tempo previsto com atividades que não acrescentam valor aos processos e serviços gerados pela empresa. Isso engloba aprimorar a comunicação, reduzindo o tempo dedicado a reuniões, à leitura de e-mails muito longos, entre outras atividades.

4. Sistematize as manutenções preventivas

A manutenção preventiva ajuda a preservar o patrimônio da organização, reduzindo os efeitos da deterioração e evitando problemas que possam prejudicar as operações. Para não esquecer de realizar essas manutenções, consulte os fornecedores, verifique qual é a periodicidade recomendada e elabore um calendário para esquecer.

5. Invista em qualificação e treinamentos

Manter as equipes de trabalho sempre qualificadas e treinadas melhora a qualidade das entregas e favorece a produtividade, minimizando a ocorrência de custos invisíveis nos processos.

6. Evite o retrabalho

Um dos custos mais desnecessários nas empresas, e nem sempre calculado, é o do retrabalho. Quando identificar a ocorrência excessivas de retrabalhos, entenda qual sua origem e elabore um plano de ação para evitar essa situação.

7. Capture, organize e analise dados

Gerenciar e processar as informações importantes para a organização favorece a tomada de decisões, agiliza processos e melhora os controles financeiros. A automação é a maior aliada para atingir esse objetivo.

8. Aprimore a gestão de fornecedores

Um dos custos invisíveis mais onerosos para empresas vem das negociações mal feitas ou que, no longo prazo, exigem correções ou novos investimentos. Por isso, contrate produtos e serviços de fornecedores que tenha uma entrega de excelência. Verifique questões como a pontualidade das entregas, pós-vendas, garantia oferecida e se o fornecedor é ágil nos processos que executa. Mantenha os contatos desses fornecedores sempre atualizados e tenha-os como prioritários.

9. Contabilize adequadamente o patrimônio da empresa

Seja preciso na apuração do patrimônio corporativo, ou seja, contabilize corretamente os investimentos feitos bem como depreciações e valorizações de ativos. Esse controle vai indicar as melhores decisões em relação à necessidade de desinvestimentos.

10. Investigue e corrija qualquer divergência financeira

Divergências financeiras nunca devem ser ignoradas. Mesmo que os valores sejam baixos, é importante avaliar o que está levando à defasagem para corrigir as falhas.

Uma empresa eficiente deve ser capaz de identificar a ocorrência de custos invisíveis para minimizá-los. Detalhes, nesse caso, fazem toda a diferença.

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